Routine bietet Sicherheit – das gilt auch in Bezug auf die zahnärztliche Praxismanagement-Software. Warum also ein bestehendes und eingespieltes System wechseln? Andrea Fischbach, Seniorberaterin Software bei der solutio GmbH, beantwortet im Interview mit Claudia Hytrek Fragen, warum sich ein Softwarewechsel dennoch lohnt und wie eine reibungslose Umstellung aussehen kann.
Praxisinhaber zögern oft, sich für einen Softwarewechsel zu entscheiden. Warum?
Viele Zahnärzte schrecken zunächst vor einem Softwarewechsel zurück. Sie befürchten meist drohende Turbulenzen im Praxisablauf sowie langwierige und kostenintensive Übergangsprozesse. Auch Ängste und Gewohnheiten der Mitarbeiter spielen eine große Rolle. Oft kommt die fehlende Vorstellung hinzu, dass ein reibungsloser Wechsel machbar ist.
Welches Potenzial bietet ein Wechsel?
Ein Wechsel auf eine effizientere Software ermöglicht eine Verbesserung der Praxisorganisation, die sowohl für das Team als auch für die Patienten spürbar ist. Durch die optimierten Arbeitsprozesse bleibt dann mehr Zeit für die wichtigen Dinge – in der Praxis und im Leben.
Welche Kriterien empfehlen sich für die Wahl des Zeitpunkts der geplanten Umstellung?
In der Regel bietet sich – vor allem für Praxen mit Kassenpatienten – eine Umstellung der Software zum Quartalswechsel an. Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich rund zwei Monate Vorbereitungszeit anbieten, um den Umstieg reibungslos zu gestalten. In diesem Zeitraum werden die neue Software installiert, Stammdaten und Komplexe individualisiert und das Praxisteam geschult.
Welche vorbereitenden Maßnahmen müssen idealerweise getroffen werden?
Zunächst sollte überprüft werden, ob die bestehende Hardware den Anforderungen der neuen Software genügt. Im Idealfall geben die Hersteller von Praxismanagement-Software Empfehlungen für die Hardwares ab, die mit dem neuen System kompatibel sind. Im nächsten Schritt – der präzisen Vorbereitung und Planung – empfiehlt es sich, genau zu überlegen, welche Stammdaten eingerichtet werden müssen. Schließlich müssen die Mitarbeiter geschult und eine Datensicherung vorgenommen werden. Je besser die Vorbereitung im Vorfeld, desto leichter geht der Wechsel über die Bühne.
Wann und wie sollte man das Praxisteam einbinden?
Idealerweise gleich von Anfang an. Bindet man die Mitarbeiter frühzeitig in die Umstellungsplanung ein, ist die Akzeptanz für die neue Software sehr hoch. Die besten Erfahrungen haben wir gemacht, wenn das komplette Team schon bei der ersten Vorstellung der zukünftigen Software in der Praxis dabei ist. Im direkten Austausch können Vorbehalte frühzeitig geklärt und Widerstände direkt abgebaut werden. Wichtig ist ebenfalls, das konkrete Umstellungsprozedere mit den Mitarbeitern durchzusprechen und sie im Vorfeld zu schulen, damit Ängste abgebaut werden können.
Was empfehlen Sie Praxen in puncto Datensicherung vor der Umstellung der Praxissoftware?
Eine externe Datensicherung ist nicht nur jeden Morgen, sondern besonders auch vor jeder Softwareumstellung unabdingbar. Dabei empfiehlt es sich, Unterstützung von Experten, beispielsweise von Hardwarebetreuern oder dem technischen Support des Softwareanbieters, in Anspruch zu nehmen.
Wie kann sichergestellt werden, dass der Umstellungsprozess reibungslos verläuft?
Zum einen ist eine enge Begleitung des Umstellungsprozesses durch den Anbieter des neuen Programms zu empfehlen. Stehen Ihnen ein direkter Ansprechpartner für Fragen und die Möglichkeit von weiteren Optimierungen oder bei Bedarf zusätzliche Schulungen zur Verfügung, ist das bereits die halbe Miete für einen reibungslosen Umstellungsprozess. Mit einem speziellen Neukundenservice leistet die solutio GmbH eine solch enge Betreuung im ersten halben Jahr. Auf der sicheren Seite sind Praxen außerdem, wenn Sie zudem einen realistischen Zeitplan aufstellen und den Start mit der neuen Software gründlich vorbereiten.
Sie haben als Praxismanagerin selbst schon eine Softwareumstellung erlebt. Was waren damals die entscheidenden Gründe für die Umstellung und welche Erfahrungen haben Sie gemacht?
Das ehemalige System in der Praxis sollte ersetzt werden, da es nicht mehr den Vorstellungen einer befundorientierten Behandlungsplanung entsprach. Wir wollten damals die Daten aus dem Altsystem übernehmen. Allerdings klappte der Datentransport nicht wie geplant: So wurden unter anderem offene Rechnungen nicht vollständig übertragen. Für mich und meine Kolleginnen damals bedeutete dies, alle Daten mühsam zu kontrollieren sowie mit Stift und Papier nachzuarbeiten – das hat viel Zeit gekostet. Aus heutiger Sicht sage ich: Datenübernahme, nie wieder.
Was spricht für eine Softwareumstellung ohne Datenübernahme?
Zunächst findet die Aufbereitung der Daten für die neue Software statt. In dieser Zeit darf auf dem neuen System noch nicht gearbeitet werden – das bedeutet in der Regel einen Arbeitsausfall für die Praxis von mehreren Tagen. Hinzu kommt, dass für die Datenübernahme zusätzliche Kosten anfallen. Von der anderen Seite her betrachtet ist ein Programmwechsel eine ideale Möglichkeit für eine Aufräumaktion, in deren Zuge veraltete und doppelte Adressen bereinigt werden können. Einen Patienten mit seiner Versichertenkarte neu aufzunehmen, geht wesentlich schneller als der Abgleich, was an Altdaten korrekt übernommen wurde und was nicht. Bei Patienten mit großen Historien, auf die Zahnärzte nicht verzichten möchten, bietet es sich an, diese als PDF aus der bisherigen Software abzuspeichern und sie anschließend in die Ablage von charly zu importieren. So sind die Daten mit einem Klick jederzeit wieder aufrufbar. Eine Umstellung ohne Datenübernahme ist gewissermaßen ein frischer Start mit frischer Software.
Kurz und prägnant: Warum sollte man durchaus mit dem Gedanken spielen, die Software zu wechseln?
Der Wechsel auf die richtige, neue Software, die den Motor der Praxis darstellt, ermöglicht eine Optimierung der Praxisstruktur. Stimmt diese, bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben. Bringt die Software zudem neue Funktionen mit, punktet die Praxis durch ein Plus an Service und Patientenorientierung. Die Erfahrung zeigt: Es lohnt sich!
